Paradoks współczesnych firm brzmi następująco: im bardziej staramy się zmusić pracowników do udziału w eventach integracyjnych, tym mniej chętnie w nich uczestniczą. Zmuszanie do zabawy przypomina próbę nakazania spontaniczności. Brzmi absurdalnie, a jednak wiele organizacji wciąż próbuje tego podejścia. Prawdziwa sztuka polega na stworzeniu takiej atmosfery i takiej propozycji, że nieobecność na imprezie stanie się dla pracowników większą stratą niż udział w niej.
Dlaczego niektórzy pracownicy nie chcą uczestniczyć w imprezach firmowych?
Najnowsze badania ujawniają zaskakującą prawdę: aż 43% pracowników unika firmowych eventów głównie dlatego, że nie wiedzą wcześniej, czego mogą się spodziewać. Nieprzewidywalność, która powinna być atrakcyjna, staje się barierą. Wielu pracowników obawia się znaleźć w sytuacji, gdzie będą musieli udawać entuzjazm wobec aktywności, które ich nie interesują, albo gorzej wobec przełożonych obserwujących każdy ich ruch.
Lęk przed oceną stanowi kolejny istotny czynnik. Pracownicy introwertycy często postrzegają imprezy firmowe jako przedłużenie pracy, gdzie nadal muszą "grać rolę" idealnego członka zespołu. Obawiają się, że swobodne zachowanie może zostać źle zinterpretowane przez kolegów lub przełożonych. Złe doświadczenia z przeszłości potrafią skutecznie zniechęcić na lata. Nudne przemowy, wymuszony networking, brak opcji dla osób niełatwo nawiązujących kontakty, wszystko to tworzy negatywne skojarzenia z firmowymi eventami.
Jak zachęcać, a nie zmuszać? Psychologia pozytywnej motywacji
Współtworzenie wydarzenia stanowi klucz do zaangażowania zespołu. Zamiast prezentować gotowy program, zapytaj pracowników o ich preferencje, pomysły na aktywności czy preferowane godziny. Gdy ludzie czują, że mają wpływ na kształt imprezy, automatycznie stają się bardziej zainteresowani jej rezultatem. Prosty formularz z pytaniami o ulubione aktywności czy rodzaj muzyki może zdziałać cuda.
Komunikacja korzyści wymaga subtelności. Zamiast pisać "obecność obowiązkowa", skup się na tym, co uczestnicy zyskają: "okazja do poznania zespołów z innych działów", "degustacja potraw od lokalnych szefów kuchni" czy "warsztaty fotograficzne z profesjonalistą". Każda korzyść powinna brzmieć jak możliwość, nie jak obowiązek.
Storytelling w zaproszeniach potrafi zmienić postrzeganie całego wydarzenia. Zamiast standardowego "zapraszamy na imprezę firmową", opowiedz historię: "Czy wiesz, że nasz biurowiec kryje tajemnicę sprzed 100 lat? Podczas tegorocznego eventu odkryjemy ją razem, podążając śladami pozostawionymi przez poprzednich mieszkańców tego miejsca."
Sprawdzone sposoby na zwiększenie frekwencji
- Kampania teaserowa buduje oczekiwanie i ciekawość tygodniami przed wydarzeniem. Codzienne wskazówki o tym, co czeka uczestników, zdjęcia z przygotowań, krótkie filmiki z organizatorami, wszystko to sprawia, że impreza staje się tematem rozmów w firmie. Pracownicy zaczynają spekulować, planować stroje, umawiać się z kolegami.
- Losowanie nagród wśród uczestników działa, ale wymaga ostrożności. Nagrody nie mogą być główną motywacją, lecz miłym dodatkiem. Najlepiej sprawdzają się doświadczenia: voucher na weekend w spa, kolacja w ekskluzywnej restauracji czy warsztaty z hobby, które kogoś interesuje. Ważne, aby losowanie odbywało się podczas imprezy, nie wcześniej.
- Element niespodzianki elektryzuje nawet największych sceptyków. Tajemniczy gość może okazać się lokalną gwiazdą, znanym komikiem albo ekspertem od niezwykłych hobby. Nietypowe atrakcje, od pokazów iluzji po warsztaty koktajlowe sprawiają, że pracownicy mają o czym opowiadać długo po imprezie.
Jak dopasować wydarzenie do pracowników, by sami chcieli przyjść?
Różnorodność typów osobowości w zespole wymaga przemyślanej architektury wydarzenia.
- Ekstrawertycy potrzebują głośnej muzyki, gier zespołowych i możliwości poznawania nowych osób.
- Introwertyce docenią ciche strefy do rozmów, warsztaty w małych grupach i możliwość wcześniejszego opuszczenia imprezy bez tłumaczenia się.
Planując przestrzeń, należy zaplanować zarówno dance floor, jak i przytulne kąciki z fotelami.
Lokalizacja potrafi zdecydować o sukcesie całego przedsięwzięcia. Sterylne sale konferencyjne w hotelach biznesowych zabijają spontaniczność w zarodku. Miejsca z charakterem, takie jak stare fabryki przekształcone w centra eventowe, restauracje z widokiem na miasto czy nawet dobrze wyposażone schroniska górskie same w sobie stają się atrakcją. Nie od dziś wiadomo, że lokalizacja potrafi zrobić połowę roboty. Jeśli chcesz zorganizować event, który sam zachęca do udziału, sprawdź ofertę Dwór Korona Karkonoszy - Organizacja imprez Dolny Śląsk. Otoczenie gór, przemyślany program i wyjątkowa atmosfera to najlepszy argument, by nikt nie chciał zostać w domu.
Prawdziwa swoboda w relacjach wymaga uważnego i celowego kształtowania. Przełożeni powinni uczestniczyć w imprezie jako równorzędni uczestnicy, nie jako gospodarze czy obserwatorzy. Dress code "smart casual" działa lepiej niż garnitury lub całkowita dowolność. Muzyka powinna być na tyle głośna, żeby zagłuszyć niezręczne ciche momenty, ale na tyle cicha, żeby umożliwić rozmowy bez krzyku.
Prawdziwa zmiana następuje wtedy, gdy przestajemy myśleć o imprezie firmowej jako o obowiązku dla pracowników, a zaczynamy traktować ją jako prezent dla zespołu. Ludzie wyczuwają autentyczność intencji. Jeśli organizujesz event, bo "trzeba", a nie dlatego, że chcesz sprawić przyjemność swoim ludziom, frekwencja będzie tego odzwierciedleniem. Najlepsze imprezy firmowe powstają ze szczerej chęci celebrowania wspólnych sukcesów i budowania prawdziwych relacji między ludźmi.